Krok 1 – przygotowanie niezbędnych dokumentów
Aby wygenerować e-sprawozdanie, musimy zacząć od sporządzania sprawozdania finansowego zgodnego z wymogami Ustawy o Rachunkowości. Trzeba przy tym zwrócić uwagę, aby wszystkie wymagane pozycje przypisane do struktur logicznych sprawozdań finansowych udostępnionych przez Ministerstwo Finansów w BIP były w nim zawarte. Następnie, możemy przejść do kroku drugiego.
Krok 2 – sprawdzenie oprogramowania finansowo-księgowego
Aktualnie jedyną możliwą formą stworzenia e-sprawozdania jest wygenerowanie go w formacie .xml. Jest to rozszerzenie obsługiwane tylko przez niektóre programy, więc przed przystąpieniem do pracy nad sprawozdaniem koniecznie trzeba upewnić się, czy jesteśmy w posiadaniu właściwego oprogramowania. Co więcej, na rynku jest dostępnych wiele rozwiązań ułatwiających przygotowanie e-sprawozdania. Warto poświęcić trochę czasu na znalezienie odpowiedniego dla siebie narzędzia.
Krok 3 – podpisanie sprawozdania finansowego
Roczne sprawozdanie finansowe podpisuje kierownik jednostki, jak również osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Zazwyczaj jest to główna księgowa, dyrektor finansowy lub zewnętrzne biuro rachunkowe. Należy pamiętać, że na przykład w przypadku spółki z o. o. kierownikiem jednostki jest cały zarząd, w związku z tym trzeba zadbać odpowiednio wcześniej o to, aby wszystkie osoby miały możliwość podpisania dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym przez Profil Zaufany ePUAP.
Krok 4 – badanie biegłego rewidenta
Najpóźniej w IV kwartale danego roku obrotowego należy wybrać i podpisać umowę z biegłym rewidentem (firmą audytorską). Obowiązek ten dotyczy wybranych podmiotów, takich jak grupy kapitałowe, banki lub spółki akcyjne. Po zakończeniu badania biegły rewident sporządza i podpisuje elektronicznie sprawozdanie z badania.
Krok 5 – zatwierdzenie i wysłanie e-sprawozdania
Wygenerowane, sprawdzone i podpisane elektroniczne sprawozdanie finansowe należy wysłać przez stronę Ministerstwa Sprawiedliwości do Repozytorium Dokumentów Finansowych w KRS w ciągu 15 dni od zatwierdzenia e-sprawozdania.